Fattura elettronica: chi ha l’obbligo e come si fa

Il conto alla rovescia è iniziato: tra meno di tre mesi la fattura elettronica diventa obbligatoria. In cambio della necessità di impratichirsi con un sistema che può sembrare complesso a una prima occhiata, spariscono tutta una serie di obblighi burocratici che hanno fin qui complicato non poco la vita dei soggetti Iva, dell’archiviazione allo spesometro. A conti fatti, quindi, alla fine la fattura elettronica potrà semplificare la vita anche a chi decide di far da sé e non rivolgersi a un commercialista, a patto di impratichirsi un po’ con l’informatica.

Chi è obbligato a fare fattura elettronica?

La fatturazione elettronica non riguarda però tutti i titolari di partita Iva ma solo chi rientra nel regime ordinario. Per chi ha scelto il regime forfettario oppure per chi è ancora nel regime di vantaggio, non ci sono obblighi da questo punto di vista, e si potrà tranquillamente continuare ad emettere fatture di carta. Per neo professionisti e tecnici e per gli artigiani e i titolari di attività commerciali che si affacciano sul mercato del lavoro da ora in poi, non c’è dunque alcuna ragione di preoccuparsi in tutti i casi in cui sarà possibile mantenere il forfettario. Una platea peraltro destinata ad ampliarsi alla luce degli annunci del governo di voler innalzare l’asticella dei ricavi che consente di rimanere nell’ambito del regime agevolato.

L’obbligo di fattura elettronica, infine, è escluso nel caso di cessioni di beni e prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti.

Quali sono gli strumenti necessari?

Per chi invece deve fare i conti con il nuovo sistema, l’Agenzia delle entrate ha pubblicato un vademecum che spiega passo per passo cosa fare. Per prima cosa l’identikit della fattura e del kit necessario per la gestione:
– si tratta di un documento che è destinato a viaggiare esclusivamente on line e quindi va necessariamente redatto utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
– va trasmesso elettronicamente al cliente esclusivamente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI) messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate;
– richiede l’uso di una pec;
– non richiede una firma elettronica certificata, tranne il caso in cui si debbano inviare fatture alla pubblica amministrazione.

I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, ma a questi va aggiunto l’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga inviata la fattura.

?Tutto sulla fattura elettronica ?

Come viaggia la fattura elettronica?

Ad occuparsi della consegna il  SdI, una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:
– verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico (indirizzo PEC nel caso di soggetti Iva, o  codice “0000000” per i privati) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
– controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice Fiscale del cliente  siano esistenti;
– consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure quando si tratta di un privato o di un professionista non soggetto Iva in quanto nel regime forfettario, si dovrà comunque rilasciare al cliente una copia su carta (o inviarla per email).

I software delle Entrate

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione gratuitamente tre tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:
– una procedura web, utilizzabile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi del sito internet dell’Agenzia;
– un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete);
– un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple.

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Questi programmi sono destinati a professionisti e tecnici con conoscenze informatiche di base quindi presentano un’interfaccia molto semplice, vale a dire non più complessa di quella dei tanti programmini che si trovano on line e permettono di compilare le fatture.

Ci sono, infatti, una serie di schermate con dei form nei quali inserire partiva Iva, dati del cliente, importo, ecc,  ma anche ritenuta d’acconto, contributo alla cassa previdenziale, eventuali sconti praticati. Una volta conclusa la procedura è possibile ricontrollare tutte le informazioni inserite e  quindi salvare il file nel formato obbligatorio XML. L’XML, Extensible Markup Language, è un linguaggio di testo nel quale i dati vengono memorizzati in una struttura ad albero ed etichettati tramite l’utilizzo di marcatori che servono per rendere  leggibile il file da parte dei diversi linguaggi di programmazione.

Insomma a guardare un file XML a colpo d’occhio non si capisce nulla, ma in compenso lo  stesso file potrà essere anche visualizzato e salvato in formato PDF. Ovviamente il file da inviare al SdI è esclusivamente quello in formato XML.

Come si trasmette la fattura elettronica?

Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:
a) si può utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
b) si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
c) si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”;
d) si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

Se occorre inviare poche fatture al giorno, è sufficiente utilizzare una PEC o il servizio web del portale “Fatture e Corrispettivi”.  Altrimenti, ovviamente è sempre possibile inviare la fattura tramite il proprio commercialista.

I tutorial per impratichirsi

Nel complesso, comunque, superato l’impatto iniziale con il nuovo software, la compilazione di una fattura elettronica non è poi una questione così complicata. Intanto per impadronirsi del nuovo sistema l’Agenzia fornisce un kit di strumenti informativi all’interno della sezione tematica dedicata, una guida e due due video-tutorial, disponibili sul canale Youtube. A breve arriverà anche una serie di faq per sciogliere tutti i dubbi.

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