Tuttavia è bene ricordare che la registrazione audio e/o video dei lavori assembleari non sostituisce affatto il verbale – il quale, come detto, deve avere forma scritta – ma rappresenta soltanto un ausilio per la sua compilazione, oppure per provare, in caso di contestazione, la sua corrispondenza a quanto effettivamente avvenuto in assemblea.
La video e fonoregistrazione dell’assemblea viene quindi a volte effettuata anche dai condomini, desiderosi di precostituirsi una prova del reale andamento dei lavori assembleari.
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Se quelle appena indicate sono le principali finalità per le quali solitamente si ricorre alla registrazione audio e/o video dei lavori assembleari, bisogna comunque preliminarmente chiedersi se tale condotta sia o meno legittima, se si possa prescindere dal consenso dei partecipanti alla riunione e, in caso positivo, con quali modalità si debba procedere per il corretto trattamento dei dati personali in tal modo acquisiti.
Analizziamo il tema in questo articolo, estratto dal volume La nuova assemblea condominiale di Gianfranco Di Rago, edito da Maggioli Editore.
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Per il Codice Civile si tratta di un’operazione legittima
Dal punto di vista della disciplina del condominio, nessuna delle disposizioni dettate dal codice civile vieta, direttamente o indirettamente, la registrazione audio e/o video dei lavori assembleari. Anzi, per quanto riguarda la fonoregistrazione, si evidenzia come nella giurisprudenza di merito vi siano dei precedenti che hanno considerato legittima tale operazione ove non siano presenti specifiche disposizioni contrarie nel regolamento condominiale.
Da un altro punto di vista si evidenzia come sia ormai un dato pacificamente acquisito, anche nella giurisprudenza di legittimità, il fatto che chi partecipa a una conversazione con uno o più soggetti possa registrarne il contenuto, anche senza il consenso dei propri interlocutori, utilizzandolo per la tutela di un proprio diritto.
Occorre però verificare l’effettivo utilizzo che il soggetto che abbia partecipato alla conversazione voglia fare della relativa registrazione.
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Il Codice Privacy cosa prevede?
Anche il c.d. Codice privacy, di cui al d.lgs. 196/2003, nella versione precedente alle recenti modifiche rese necessarie dall’entrata in vigore della normativa europea, aveva indirettamente confermato i principi di cui sopra, in quanto la disciplina per il trattamento dei dati personali era stata espressamente qualificata come non applicabile ai trattamenti effettuati da persone fisiche per fini esclusivamente personali, salvo che i dati siano destinati a una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 5, comma 3).
Il principio di cui sopra è quindi a sua volta stato confermato dalla Suprema corte, come emerge con chiarezza dalla sentenza della sezione terza penale, 13 maggio 2011, n. 18908, nella quale viene spiegato che nell’applicare la disciplina di cui al d.lgs. 196/2003 occorre tenere conto:
“anche della disposizione di cui all’art. 5, che fissa l’oggetto e l’ambito di applicazione della disciplina dettata dal testo unico. L’art. 5, comma 3, infatti, prevede che il trattamento (e quindi la comunicazione) di dati personali effettuato da persone fisiche per fini esclusivamente personali è soggetto all’applicazione delle disposizioni di cui al T.U., solo se i dati sono destinati a una comunicazione sistematica o alla diffusione. Pertanto, quando si tratta di persona fisica che effettua il trattamento per fini esclusivamente personali, il soggetto è tenuto a rispettare le disposizioni del T.U., ivi comprese quelle in tema di obbligo di consenso espresso dell’interessato per il trattamento, solo quando i dati raccolti e trattati sono destinati alla comunicazione sistematica e alla diffusione. In altri termini, non è illecito registrare una conversazione perché chi conversa accetta il rischio che la conversazione sia documentata mediante registrazione, ma è violata la privacy se si diffonde la conversazione per scopi diversi dalla tutela di un diritto proprio o altrui”.
Del predetto principio si trova poi ulteriore conferma anche nel Regolamento UE n. 2016/679, c.d. GDPR, entrato in vigore in Italia lo scorso 25 maggio 2018. La normativa comunitaria sul trattamento dei dati personali, infatti, non è a sua volta applicabile ai trattamenti “effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale” (art. 2, comma 2, lett. c)), ossia per attività “senza una connessione con un’attività commerciale o professionale” (considerando n. 18 del relativo Preambolo).
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OK alla registrazione audio dell’assemblea, ma è illecita la comunicazione a terzi di dati personali
Le considerazioni di cui sopra valgono quindi a escludere l’illiceità della registrazione audio dell’assemblea condominiale operata dal singolo condomino laddove il medesimo agisca al solo scopo di precostituirsi una prova per una eventuale e futura impugnazione delle deliberazioni assembleari.
A questo proposito appare anche utile richiamare il già citato provvedimento generale reso dal Garante per la protezione dei dati personali in data 18 maggio 2006 in materia condominiale (pubblicato sulla G.U. del 3 luglio 2006), nel quale sono state affrontate le principali problematiche emerse in relazione all’applicazione in ambito condominiale della normativa in materia di privacy. Circa la gestione dell’assemblea condominiale, l’Authority nel predetto provvedimento ha infatti evidenziato quanto segue:
“(…) salva la presenza di una causa giustificatrice (quale il consenso dell’interessato o uno degli altri presupposti previsti all’art. 24 del Codice), è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti: ciò potrebbe avvenire, ad esempio, mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati nei prospetti contabili o dei verbali assembleari o, ancora, consentendo la presenza in assemblea – il cui svolgimento è suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato dei partecipanti – di soggetti non legittimati a parteciparvi”.
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Consenso: c’è differenza tra la videoregistrazione e la fonoregistrazione
Il Garante, per quanto in via incidentale, ha quindi affermato che la videoregistrazione dell’assemblea condominiale è possibile soltanto con il consenso informato di tutti i partecipanti, mentre non ha preso in considerazione la fonoregistrazione. Il perché di questa differenza fra le due tipologie di trattamento è presto spiegata.
La videoregistrazione è uno strumento a ragione considerato dall’Authority molto più invasivo rispetto ad altre forme di trattamento dei dati personali, tanto è vero che la c.d. videosorveglianza è stata oggetto di due specifici e successivi provvedimenti generali (il primo del 29 aprile 2004 e il secondo dell’8 aprile 2010).
Occorre a questo punto chiedersi se le precedenti conclusioni valgano anche per l’amministratore presente alla riunione assembleare e che registri l’audio dei lavori assembleari senza ottenere il previo consenso dei presenti. La risposta pare positiva anche in questo caso, sia perché l’amministratore non farebbe altro che registrare il contenuto di una conversazione della quale è a sua volta partecipe, sia perché le finalità di redazione del verbale in qualità di segretario dell’assemblea rientrerebbero pianamente tra quelle di cui all’art. 6, comma 1, lett. b), GDPR.
Risolta, dunque, positivamente la questione della possibilità o meno di procedere alla fonoregistrazione dei lavori dell’assemblea, eventualmente anche senza il consenso – espresso o implicito – degli altri comproprietari presenti alla riunione, occorre stabilire quali siano le ulteriori condizioni per il corretto trattamento dei dati personali in tal modo acquisiti.
Quanto all’ambito soggettivo del trattamento, sia i singoli condomini (in quanto contitolari del trattamento) sia l’amministratore condominiale (in quanto titolare autonomo o responsabile del trattamento) hanno un valido titolo per l’utilizzo dei dati in tal modo raccolti e per le finalità anzidette. L’amministratore, a sua volta, ove abbia del personale a disposizione nel proprio ufficio, avrà sicuramente nominato come incaricati del trattamento i propri collaboratori o dipendenti i quali, quindi, potranno legittimamente procedere alle operazioni di trattamento dei dati relativi alla gestione condominiale.
Per quanto riguarda i tempi di conservazione, il contenuto della fonoregistrazione potrà essere mantenuto fino al raggiungimento della finalità del trattamento, ovvero sino alla redazione del verbale assembleare e al trascorrere dei tempi di impugnazione delle deliberazioni in esso contenute. Quanto, infine, alle misure di sicurezza da osservare per la conservazione di detti dati personali, occorrerà fare riferimento alle specifiche disposizioni del GDPR, avendo quindi cura di adottare tutte quelle precauzioni che possano ragionevolmente evitare che il contenuto delle predette registrazioni possa venire a conoscenza di soggetti terzi non autorizzati.
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La nuova assemblea condominiale
Il volume espone e chiarisce le attribuzioni e le modalità di funzionamento dell’assemblea condominiale, tenendo conto delle pronunce giurisprudenziali di merito e di legittimità sopravvenute nel corso degli ultimi anni, proponendosi come un essenziale vademecum praticooperativo per gli amministratori e i condomini, che può comunque risultare utile anche a quegli operatori del diritto che intendano approfondire le varie questioni legate al procedimento di formazione della volontà condominiale.In allegato al volume e reperibile on-line è inoltre riportata una modulistica essenziale aggiornata alle nuove ipotesi introdotte dalla legge n. 220/2012 in tema di assemblea e le massime delle principali pronunce di legittimità citate all’interno del testo.Ulteriore novità è la trattazione del tema, imposto dall’emergenza sanitaria globale e possibile modello futuro, della assemblea in videoconferenza. Il problema è infatti approfondito con uno speciale capitolo online sul corretto svolgimento delle assemblee in epoca Covid-19 e completato dalla modulistica per la “Convocazione dell’assemblea condominiale in prima e in seconda convocazione con adozione delle misure di sicurezza previste dalla normativa emergenziale”.Si tratta di indicazioni utili per gli amministratori che possono quindi sapere come operare per offrire, a quei condomini che lo chiedano, la possibilità di partecipare da remoto alle assemblee, unitamente e alla pari di quelli presenti in sala.Gianfranco Di RagoAvvocato in Milano, abilitato al patrocinio presso la Suprema Corte di Cassazione, si occupa di diritto civile (www.studiolegaledirago.it). È altresì Giudice onorario del Tribunale Civile di Genova. È stato mediatore civile e formatore accreditato presso il Ministero della giustizia in base al D.M. 180/2010. È altresì formatore in materia di diritto condominiale ed è stato Responsabile Scientifico in numerosi corsi di formazione e aggiornamento per amministratori condominiali in base al D.M. 140/2014. Affianca all’attività professionale quella di ricerca ed editoriale. Da quasi 20 anni collabora con il quotidiano “ItaliaOggi”, per il quale cura la sezione immobiliare, e con numerose altre riviste giuridiche. È autore di numerosi volumi in materia di condominio e locazioni, nonché di articoli e note a sentenza.
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