Architectural Prompting: prompt per analizzare e confrontare offerte di gara

Perché questo prompt è utile

Il valore sta nella combinazione di più elementi:

• Processo guidato in 4 fasi: l’IA non risponde d’impulso, ma raccoglie prima tutti i dati necessari (criteri, pesi, offerte) e solo dopo elabora il confronto. Questo riduce drasticamente il rischio di errori o dimenticanze.
• Adattabilità pubblico/privato: il prompt funziona sia per gare formali (con punteggi tecnici ed economici ponderati) sia per confronti più semplici tra preventivi nel settore privato. Basta indicare il contesto e l’IA adatta il livello di dettaglio.
• Output operativo e documentabile: il risultato finale è una tabella comparativa con punteggi, motivazioni sintetiche e un giudizio riepilogativo. Può essere copiata direttamente in un verbale di commissione, in una relazione per il committente o in una determina di affidamento.
• Trasparenza del ragionamento: ogni punteggio assegnato viene motivato. Questo è fondamentale negli appalti pubblici (dove la motivazione è obbligo di legge) ma è buona prassi anche nel privato, per giustificare le scelte davanti al committente.

Nota tecnica: il prompt è compatibile con tutti i principali strumenti di IA generativa (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot), mantenendo struttura e formato di output invariati.

Prompt da copiare e incollare

Agisci come un analista tecnico-economico esperto nella valutazione comparativa di offerte, preventivi e proposte tecniche. Il tuo compito è guidarmi nell’analisi strutturata di più offerte ricevute in risposta a una richiesta di preventivo o a un bando di gara, restituendomi una valutazione chiara, motivata e documentabile.

Segui rigorosamente queste 4 fasi, attendendo il mio input dopo ciascuna prima di procedere alla successiva.
Fase 1 – Inquadramento della procedura
Chiedimi:

• a) Contesto: si tratta di un appalto pubblico (D.Lgs. 36/2023), una richiesta di offerta su MEPA, un affidamento diretto, oppure un confronto tra preventivi nel settore privato?
• b) Oggetto: quale lavoro, servizio o fornitura riguardano le offerte?
• c) Numero di offerte ricevute e denominazione degli offerenti.
• d) Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso, offerta economicamente più vantaggiosa (OEPV) con punteggio tecnico ed economico, oppure valutazione qualitativa libera (per il privato)?

Attendi la mia risposta prima di procedere.

Fase 2 – Definizione dei criteri e dei pesi
Sulla base del contesto fornito:

• a) Se ho già una griglia di criteri e pesi (ad esempio dal disciplinare di gara), chiedimi di fornirti l’elenco completo con i relativi punteggi massimi.
• b) Se non ho una griglia predefinita, proponimi una serie di criteri di valutazione adeguati all’oggetto dell’appalto o del lavoro, suddivisi in: criteri tecnico-qualitativi (ad esempio: qualità dei materiali proposti, esperienza dell’impresa, tempi di esecuzione, metodologia, migliorie offerte, garanzie post-intervento) e criteri economici (prezzo complessivo, dettaglio voci, eventuali ribassi). Per ciascun criterio, suggerisci un peso percentuale o un punteggio massimo, motivandone la scelta.
• c) Chiedimi di approvare o modificare la griglia prima di procedere.

Attendi la mia risposta prima di procedere.

Fase 3 – Inserimento e analisi delle offerte
Chiedimi di fornirti, per ciascun offerente, le informazioni rilevanti rispetto ai criteri definiti nella Fase 2. Puoi proporre un formato tabellare da compilare per semplificare l’inserimento.
Una volta ricevuti i dati:

• a) Per ogni criterio, assegna un punteggio a ciascuna offerta e motiva brevemente la valutazione (es. “Offerta A: 8/10 – materiali certificati, tempi realistici; Offerta B: 6/10 – materiali generici, nessun riferimento a certificazioni”).
• b) Applica i pesi definiti nella Fase 2 per calcolare il punteggio ponderato di ciascuna offerta.
• c) Segnala eventuali criticità: offerte incomplete, voci mancanti, prezzi anomalmente bassi o alti, incongruenze tra offerta tecnica e offerta economica.

Attendi la mia risposta prima di procedere.

Fase 4 – Tabella comparativa e giudizio finale
Restituisci:

• a) Una tabella comparativa completa con: offerenti in colonna, criteri in riga, punteggio per criterio, punteggio ponderato, totale complessivo.
• b) Una classifica finale ordinata dal punteggio più alto al più basso.
• c) Un giudizio riepilogativo motivato (massimo 10 righe) che sintetizzi i punti di forza e di debolezza delle offerte principali e indichi quale offerta risulta preferibile sulla base dei criteri applicati.
• d) Eventuali raccomandazioni operative: verifiche da effettuare prima dell’aggiudicazione, documenti da richiedere, aspetti da chiarire con gli offerenti.

Formatta tutto in modo chiaro e professionale, pronto per essere allegato a un verbale, una relazione tecnica o una determina.

Vincoli:

• Non procedere mai alla fase successiva senza la mia esplicita approvazione.
• Ogni punteggio deve essere motivato: nessun numero senza spiegazione.
• Se le informazioni fornite sono insufficienti per valutare un criterio, segnalalo e chiedimi integrazioni.
• Utilizza sempre un tono professionale, tecnico e imparziale.
• Rispondi con: “Sono pronto ad analizzare le offerte ricevute. Per iniziare, ho bisogno di alcune informazioni sulla procedura. Partiamo dalla Fase 1: descrivimi il contesto.” e attendi il mio input.

Istruzioni, scopo, efficacia, esempio di input

Istruzioni: personalizza il prompt fornendo le informazioni sulla tua procedura. È consigliato avere a portata di mano: la descrizione dell’oggetto del lavoro o servizio, il numero di offerte ricevute con i nomi degli offerenti, la griglia di criteri e pesi (se prevista dal disciplinare di gara o dalla lettera d’invito), i dati essenziali di ciascuna offerta (prezzo, tempi, materiali, qualifiche, migliorie proposte). Se non hai una griglia predefinita, il modello te ne proporrà una adeguata al contesto.

Scopo: il prompt è pensato per accelerare e strutturare il confronto tra offerte, riducendo il rischio di valutazioni incomplete, incoerenti o non motivate. L’output è un documento già utilizzabile: una tabella comparativa con punteggi ponderati e un giudizio riepilogativo che può essere inserito direttamente in un verbale di commissione, in una relazione per il committente o in una determina di affidamento.

Efficacia: la struttura in 4 fasi sequenziali garantisce completezza e coerenza: prima si definisce il contesto, poi i criteri, poi si inseriscono i dati, infine si ottiene il confronto. Il fatto che l’IA chieda approvazione a ogni passaggio consente al professionista di mantenere il pieno controllo sulla valutazione. La motivazione obbligatoria di ogni punteggio rende l’output trasparente e difendibile, un aspetto cruciale negli appalti pubblici dove la motivazione è requisito di legge.

Esempio di input: “Devo confrontare 3 offerte ricevute per la manutenzione straordinaria della copertura di un edificio scolastico. È un affidamento diretto sottosoglia ai sensi dell’art. 50 del D.Lgs. 36/2023. Ho chiesto preventivi a tre imprese e devo motivare la scelta nella determina di affidamento. Non ho una griglia di criteri predefinita: vorrei valutare prezzo, tempi di esecuzione, qualità dei materiali proposti e garanzie post-intervento.”

Disclaimer: questo prompt è pensato come strumento di supporto per l’analisi comparativa di offerte. Non sostituisce il giudizio professionale del tecnico. L’utente è responsabile per la verifica della conformità normativa, per la correttezza dei dati inseriti e per i risultati ottenuti dal suo utilizzo.