Direzione Lavori, la tenuta dei documenti contabili

Torniamo sul tema della Direzione Lavori, e lo facciamo dedicando un post alla tenuta dei documenti contabili che il direttore lavori, tra le sue tante responsabilità, è obbligato a gestire (sul tema delle responsabilità, leggi il post Direzione lavori: le responsabilità del progettista).

Anche questa volta, per analizzare l’argomento, chiediamo aiuto all’arch. Marco Agliata, autore del volume La Guida Essenziale alla Direzione Lavori , uscito di recente con una nuova edizione aggiornata e rinnovata.

“Tra le principali mansioni del direttore dei lavori rientra quella della contabilità dei lavori, attività disciplinata dagli articoli 178 e successivi del Regolamento d.P.R. 207/2010 nei quali sono riportate le prescrizioni normative per la tenuta dei vari libri durante l’esecuzione delle opere”, esordisce Agliata contattato dalla nostra Redazione.

Preme ricordare che si tratta di un compito per cui il d.l. si trova a svolgere un’attività che ha connotato di natura pubblica – anche se effettuata da un soggetto esterno alla p.a. – in quanto il d.l. opera in termini sostitutivi della p.a. (aspetto per il quale questo tipo di attività della direzione lavori è sottoposta alla giurisdizione della Corte dei Conti), determinando, con i suoi eventuali errori o inadempienze, una responsabilità diretta dell’amministrazione stessa.

Alcune riflessioni sulla tenuta della documentazione nella direzione lavori
Questo aspetto, oltre alla normale diligenza richiesta per lo svolgimento delle proprie mansioni, rende necessaria una particolare attenzione da parte del tecnico incaricato che comporta alcune riflessioni:

1. la massima cura e attenzione con cui devono essere compilati, progressivamente e con tempestività, i vari documenti senza procedere a registrazioni tardive dei fatti e delle relative contabilizzazioni;

2. il pieno rispetto dei termini temporali fissati dal contratto per la compilazione dello stato di avanzamento lavori e del relativo certificato di pagamento (quest’ultimo firmato anche dal responsabile del procedimento) e la conseguente annotazione sul registro di contabilità;

3. la verifica della regolarità contributiva dell’esecutore dei lavori, della cauzione definitiva e delle altre polizze di copertura (artt. 123 e succ. del d.P.R. 207/2010) prima della liquidazione degli importi dovuti nel corso dei lavori;

4. la puntuale e immediata registrazione – sul libretto delle misure e sul giornale dei lavori – (raccomandazione raramente seguita in modo rigoroso) delle misurazioni di verifica o dei fatti occorsi in cantiere, eseguita con immediatezza senza lasciar passare giorni dal momento in cui si sono verificati;

5. una cura e puntualità, assolutamente meticolosa, nella compilazione del registro di contabilità che costituisce il documento cardine della contabilità dei lavori e anche quello in cui l’esecutore delle opere può annotare le sue eccezioni (in forma di riserve) oltre al fatto che su questo documento vengono registrati i s.a.l., certificati di pagamento, sospensioni e riprese lavori che sono documenti che hanno valore sostanziale ai fini della ricostruzione (non solo per il collaudatore) dell’andamento della realizzazione dei lavori;

6. l’utilità e l’importanza di eseguire misurazioni, verifiche e comparazioni anche in contraddittorio con l’esecutore dei lavori (registrando il tutto su verbali integrativi) su aspetti contabili non chiari o esposti a contestazioni, prima della registrazione sui documenti contabili e della liquidazione delle relative lavorazioni;

7. la tempestività richiesta per la contestazione di eventuali partite di materiali o forniture, con il conseguente verbale di specificazione, non conformi alle prescrizioni contrattuali e da eseguire prima della contabilizzazione delle lavorazioni eseguite ai fini del s.a.l.;

8. la puntualità e il dettaglio, nella parte dedicata, della relazione per il collaudatore con la spiegazione di tutti gli aspetti relativi alla contabilità dei lavori e descrizione di tutti i fatti rilevanti avvenuti e registrati a tale proposito.

Da molte di queste indicazioni emerge con chiarezza l’importanza che il direttore dei lavori, senza necessariamente dover essere presente sul cantiere quotidianamente, predisponga delle procedure (autonomamente se opera da solo o congiuntamente con l’ufficio di direzione dei lavori se costituito) in grado di assicurare il controllo puntuale e soprattutto i necessari automatismi per l’annotazione tempestiva di tutti gli elementi contabili richiesti e utili alla registrazione continua e aggiornata delle lavorazioni eseguite.